In 4 Schritten zum eMail-Newsletter mit Word und Outlook
eMail-Newsletter mit Word und Outlook erstellen
Kategorie: KnowHow | Artikel vom 16.11.2013 | Autor: Martin Kramer
Dass ein Newsletter ein absolutes MUSS für jeden Blogbetreiber ist, das hat Frank Katzer erst kürzlich in seinem Artikel
newsletterverteiler aufbauen jetzt! - warum blog-betreiber unbedingt eine liste brauchen. deutlich gemacht.
In den Kommentaren ging es unter anderem auch um die Frage der Software. Welche Software verwende ich für einen eMail-Newsletter?
Inzwischen (Nachtrag vom Januar 2014) hat Frank auch einen recht ausführlichen Video-Crashkurs zum Thema Newsletter mit Mailchimp & Wordpress erstellt und veröffentlicht.
Für mich als leidenschaftlicher MS-Office-User lag es jedoch nahe, dass ich mir Word & Outlook für diesen Zweck genauer angesehen habe - und ich bin fündig geworden. Die Seriendruckfunktion hat alles, was man zum Versenden eines einfachen eMail-Newsletters braucht.
Im folgenden Artikel finden Sie alle nötigen Infos und jedemenge Screenshots um selbst einen Newsletter mit Word umzusetzen. Viel Spaß dabei.
Schritt 1 - Verteilerliste in Excel anlegen
Bei der Verteilerliste kommt es natürlich darauf an, welche Informationen Ihnen von Ihren Newsletter-Abonennten vorliegen. Die Liste kann gern durch Straße, PLZ, Ort, Telefon usw. erweitert werden.
Aber ich denke mit den (frei erfundenen) Angaben in meiner kleinen Beispielliste kommen wir erstmal ganz gut zurecht.
Nachdem die Liste angelegt wurde, müssen Sie den Bereich mit den Daten markieren und anschließend oben links im Namenfeld benennen.
Das ist wichtig, weil Word dann später die genaue Info braucht, wo sich die Empfängerdaten befinden.
Nachdem der Bereich benannt ist - in unserem Beispiel heißt er eMailVerteiler - wird die Exceldatei gespeichert (z.B. unter dem Namen Verteilerliste) und geschlossen. Damit ist Schritt 1 erledigt.
Diese Datei befindet sich jetzt auf dem Rechner.
Schritt 2 - Seriendruckdokument mit Excelliste verknüpfen
Nun geht es in Word mit einem leeren Dokument weiter. Dieses bekommt den Namen 01. Newsletter.
In diesem Dokument geht es oben im Menüband mit der Registerkarte Sendungen weiter. Hier wird die schon vorhandene Empfängerliste (aus Excel) mit dem Word-Dokument verknüpft. Die einzelnen Schritte sind in der Abbildung erkennbar.
Als vorhandene Liste wird natürlich unsere Exceltabelle, die Verteilerliste ausgewählt.
Nach dem Öffnen der Exceltabelle öffnet sich ein weiterer Dialog. Hier findet sich der zuvor markierte und benannte Zellbereich wieder.
Also:
eMailVerteiler auswählen, unten links das Häkchen setzen und dann auf [OK] klicken.
Jetzt sind Worddokument und Excelliste miteinander verbunden. Nun kann der inhaltliche Teil des Newsletters folgen.
Schritt 3 - Es folgt der inhaltliche Teil des Newsletters
Es empfiehlt sich dafür in Word unter der Registerkarte Ansicht auf das Weblayout umzuschalten, da eMails ebenfalls in dieser Form angezeigt werden.
Die folgende Abbildung zeigt meinen Beispiel-Newsletter mit diversen Textformatierungen.
Das Feld -Vorname- in der Anrede wird über die Funktion
[Seriendruckfeld einfügen] ergänzt. So ist sicher gestellt, dass für eine individuelle Anrede in jeder Mail automatisch der jeweils nächste Vorname eingesetzt wird.
Schritt 4 - Newsletter versenden
Wenn der Newsletter inhaltlich ok ist und alle Formatierungen stimmen, können die fertigen Mails über die Registerkarte
SENDUNGEN und den Befehl Fertig stellen nach Outlook exportiert werden (siehe Abbildung).
Nach dem Klick auf E-Mail-Nachricht senden wird im nächsten Dialog das Feld (aus der Exceltabelle) angegeben, in dem die eMail-Adresse hinterlegt ist.
Dort wird auch die Betreffszeile für die Mail hinterlegt und das Format auf HTML eingestellt.
Nach dem Klick auf OK, werden alle Mails im Outlook-Postausgang abgelegt und können von dort versendet werden.
An der Stelle (in Outlook) macht es Sinn, die eine oder andere Mail nochmal zu öffnen, um die generierten Formatierungen zu überprüfen (siehe folgende Abbildung).
Mit einem letzten Klick auf [Senden und Empfangen] (in Outlook) geht der Newsletter raus an Ihre Empfänger.